Najpierw ustalcie, po co chcecie pozostać w kontakcie
Koniec wspólnego projektu nie musi oznaczać końca relacji. Nie oznacza też, że trzeba regularnie szukać pretekstu do rozmowy. Warto zacząć od prostego pytania: co każda ze stron może zyskać dzięki utrzymaniu kontaktu, nawet jeśli nie planuje teraz kolejnych działań? Odpowiedzią może być wymiana wiedzy o podobnych wyzwaniach, możliwość konsultacji pomysłu albo zachowanie sprawnego kanału rozmowy na przyszłość.
Dobrze rozróżnić relację od listy potencjalnych zleceń. Jeżeli każda wiadomość sprowadza się do pytania o nowy projekt, kontakt może zacząć przypominać sprzedaż, choć miał służyć współpracy. Ustalcie wewnętrznie, kto zna partnera, jakie tematy rzeczywiście łączą obie strony i o czym nie powinniście pisać bez wcześniejszej zgody. Taka krótka notatka pomaga zachować ciągłość, gdy zmieniają się osoby odpowiedzialne za relację.
Dobierzcie rytm do relacji, nie do kalendarza wysyłek
Nie ma jednego właściwego odstępu między wiadomościami. Inaczej wygląda kontakt z partnerem, z którym często wymieniacie się doświadczeniami, a inaczej z organizacją, z którą zrealizowaliście jedno zamknięte przedsięwzięcie. Zamiast ustalać sztywną częstotliwość, przyjmijcie zasadę: odzywamy się, gdy mamy konkretny powód, i od czasu do czasu sprawdzamy, czy dotychczasowa forma kontaktu nadal odpowiada obu stronom.
Po zakończeniu projektu można zapytać wprost: „Chętnie pozostaniemy w kontakcie. Czy będzie w porządku, jeśli odezwiemy się, gdy pojawi się temat bliski naszym wspólnym doświadczeniom?”. To propozycja dla osoby, z którą macie już bezpośrednią relację, a nie gotowa formuła do masowej wysyłki. Jeśli partner woli kontakt tylko przy konkretnej okazji, uszanujcie to. Cisza między projektami nie jest sama w sobie oznaką osłabienia relacji.
Dawajcie powód do rozmowy, nie tylko sygnał obecności
Wartościowy kontakt może być bardzo krótki. Możecie przekazać materiał przydatny w obszarze, o którym wcześniej rozmawialiście, zapytać o wnioski z zakończonego działania lub zaprosić do wymiany doświadczeń. Liczy się dopasowanie: partner powinien móc łatwo zrozumieć, dlaczego piszecie właśnie do niego. Przed wysłaniem wiadomości sprawdźcie, czy jej treść byłaby równie sensowna po zastąpieniu nazwy partnera dowolną inną. Jeśli tak, prawdopodobnie wymaga doprecyzowania.
Przykład wiadomości po wspólnym projekcie, gdy macie konkretną obserwację: „Podczas podsumowania wróciliśmy do kwestii, którą omawialiśmy razem: jak jasno przedstawiać zmiany uczestnikom. Zebraliśmy kilka pytań, które pomogły nam uporządkować ten temat. Jeśli będą dla Was przydatne, chętnie je prześlemy”. Wiadomość wyjaśnia kontekst i zostawia odbiorcy wybór. Nie zakłada, że potrzebuje on pomocy ani że chce rozpoczynać nowe przedsięwzięcie.
Pytajcie i słuchajcie bez ukrytej oferty
Podtrzymywanie relacji nie polega wyłącznie na wysyłaniu informacji. Jeśli macie przestrzeń na rozmowę, zapytajcie, czym partner obecnie się zajmuje i jakie tematy są dla niego ważne. Nie zamieniajcie jednak każdego sygnału o trudnościach w propozycję własnych usług. Czasem najlepszą odpowiedzią będzie uważne wysłuchanie, wskazanie osoby odpowiedzialnej za dany temat we własnym zespole albo przyznanie, że nie macie w tej sprawie użytecznego doświadczenia.
Gdy chcecie zaprosić do krótkiej rozmowy po dłuższej przerwie, możecie napisać: „Minęło trochę czasu od naszego wspólnego działania. Jesteśmy ciekawi, czy wnioski z tamtego projektu nadal są dla Was przydatne. Jeśli macie ochotę, możemy umówić krótką rozmowę i wymienić się obserwacjami. Jeśli to nie jest dobry moment, nie ma potrzeby odpowiadać od razu”. Takie sformułowanie sprawdzi się tylko wtedy, gdy naprawdę jesteście gotowi na wymianę, a nie wyłącznie na przedstawienie swojej propozycji.
Zostawcie miejsce na odmowę i sprawdzajcie, czy kontakt ma sens
Dobra relacja daje obu stronom swobodę ograniczenia kontaktu. Jeśli partner nie odpowiada, nie warto ponawiać tej samej prośby pod innym pretekstem. Jedno uprzejme przypomnienie może być pomocne, ale później lepiej poczekać na istotny powód do ponownego kontaktu. Podobnie, jeśli ktoś prosi o rzadsze wiadomości albo wskazuje inną osobę do rozmowy, potraktujcie to jako użyteczną informację, a nie przeszkodę do obejścia.
Raz na jakiś czas przejrzyjcie własne działania: czy wiadomości odnosiły się do rzeczywistych wspólnych tematów, czy dawaliście partnerowi możliwość wyboru i czy potraficie wskazać wartość kontaktu także z jego perspektywy. Nie musicie mierzyć jakości relacji liczbą wysłanych e-maili. Lepszym sprawdzianem jest to, czy po przerwie możecie wrócić do rozmowy z jasnym kontekstem, bez udawania bliskości i bez wywierania presji na następny projekt.
