Zacznij od decyzji, której mapa ma pomóc
Mapa relacji to roboczy obraz osób i grup, z którymi organizacja powinna utrzymywać kontakt. Nie musi być skomplikowanym diagramem. Może mieć postać tabeli pokazującej, kto jest związany z danym przedsięwzięciem, czego może od niego oczekiwać i jak wygląda dotychczasowa rozmowa. Jej celem nie jest ocenianie, kto jest „ważniejszy”, lecz zapobieganie pominięciom i planowanie kontaktu odpowiedniego do sytuacji.
Przed zebraniem nazw ustal zakres pracy. Innej mapy potrzebujesz do stałej współpracy w okolicy, a innej do przygotowania wydarzenia lub zmiany sposobu działania placówki. Zapisz jedno pytanie, na które mapa ma odpowiedzieć, na przykład: „Z kim powinniśmy porozmawiać przed uruchomieniem cyklu spotkań dla mieszkańców?”. Określ też obszar, którego dotyczy przedsięwzięcie, oraz osobę odpowiedzialną za aktualizację dokumentu. Dzięki temu lista nie zamieni się w nieograniczony spis kontaktów.
Zbierz grupy, nie tylko znajome nazwiska
Najpierw wypisz kategorie: partnerów prowadzących wspólne działania, instytucje związane z miejscem lub tematem, osoby korzystające z inicjatywy, sąsiadów, lokalne organizacje oraz grupy, które mogą odczuć jej skutki, choć nie współpracują z tobą bezpośrednio. W każdej kategorii sprawdź, czy nie pominęliście osób rzadziej obecnych na spotkaniach lub kontaktujących się innymi kanałami. Nie zakładaj, że jedna aktywna osoba mówi w imieniu całej społeczności.
Przy każdej pozycji zanotuj, skąd pochodzi wiedza o relacji. Oddziel to, co zostało potwierdzone w rozmowie, od przypuszczeń zespołu. Jeśli nie wiesz, czego potrzebuje dana grupa, wpisz „do sprawdzenia” zamiast przypisywać jej intencje. Dane kontaktowe ogranicz do niezbędnych, przechowuj w odpowiednim miejscu i nie udostępniaj całej mapy osobom, które nie potrzebują do niej dostępu. Wersja do wspólnego omawiania może zawierać nazwy grup i ról, bez prywatnych danych.
Opisz relacje według prostego zestawu pytań
Dla każdej grupy lub instytucji przygotuj w tabeli kilka pól: związek z przedsięwzięciem, możliwe korzyści i obawy, dotychczasowy kontakt, preferowany sposób rozmowy, temat wymagający wyjaśnienia oraz kolejny krok. Warto dodać kolumnę „pewność informacji” z oznaczeniami „potwierdzone”, „częściowo potwierdzone” i „hipoteza”. Taki układ pomaga odróżnić brak kontaktu od braku zainteresowania. Pokazuje też, gdzie potrzebne jest zadanie pytania, a nie wysłanie gotowego komunikatu.
Nie sprowadzaj relacji do jednej oceny typu „sojusznik” lub „przeciwnik”. Partner może popierać cel inicjatywy, a jednocześnie nie mieć czasu na udział. Instytucja może potrzebować określonych informacji, zanim wskaże możliwą formę współpracy. Mieszkańcy mogą mieć różne oczekiwania wobec tego samego działania. Zamiast sztywnej etykiety wpisz konkretną obserwację, na przykład: „Po ostatnim spotkaniu poproszono o wcześniejszą informację o terminach”. To wskazówka, na którą można odpowiedzieć.
Zamień mapę w plan rozmów
Gdy tabela jest gotowa, wybierz kontakty wymagające uwagi w pierwszej kolejności. Pomocne są dwa pytania: jak mocno planowane działanie może dotyczyć tej grupy oraz czy bez rozmowy z nią grozi wam niezrozumienie istotnej potrzeby? Osoby najbardziej dotknięte zmianą nie powinny dowiadywać się o niej wyłącznie z ogólnego ogłoszenia. Dla każdej rozmowy określ cel, odpowiedzialną osobę, termin, kanał kontaktu i sposób zapisania ustaleń. Rozróżnij informowanie, zbieranie opinii i wspólne podejmowanie decyzji; nie obiecuj wpływu, którego nie możesz zapewnić.
Przykład: niewielka organizacja planuje otwarte warsztaty w osiedlowej sali. Na mapie umieszcza gospodarza sali, sąsiednie organizacje, potencjalnych uczestników i mieszkańców najbliższego budynku. Do gospodarza kieruje pytanie o warunki korzystania z przestrzeni, a do mieszkańców informację o planowanych godzinach i możliwość zgłoszenia uwag. Proste sformułowanie mogłoby brzmieć: „Planujemy warsztaty w tej sali i chcemy sprawdzić, czy proponowane godziny nie będą dla Państwa kłopotliwe. Uwagi można przekazać do [ustalony termin] przez [dostępny kanał]”. Przed użyciem takiego tekstu trzeba uzupełnić rzeczywiste ustalenia i zadbać o odpowiedź na otrzymane sygnały.
Aktualizuj mapę i sprawdzaj jakość kontaktu
Mapa jest użyteczna tylko wtedy, gdy wraca do niej zespół. Ustal moment przeglądu, na przykład po zakończeniu etapu projektu lub ważnej rozmowie. Sprawdź, czy pojawiły się nowe grupy, które wcześniejsze założenia zostały potwierdzone, a które trzeba zmienić. Zapisuj ustalenia zwięźle i rzeczowo: co obiecaliście sprawdzić, kto odpowie i do kiedy. Nie zamieniaj dokumentu w zbiór ocen charakteru osób, z którymi rozmawiacie.
Na koniec zapytaj nie tylko, ile kontaktów wykonano, lecz także, czy rozmówcy mieli jasność co do celu spotkania i dalszych kroków. Jeżeli ktoś zgłosił uwagę, poinformuj, co się z nią stało, nawet gdy nie można jej uwzględnić. Mapa nie zastąpi relacji opartych na słuchaniu i dotrzymywaniu ustaleń. Może jednak ułatwić zauważenie, kiedy komunikacja stała się jednostronna i z kim warto ponownie podjąć rozmowę.
