Najpierw ustal, co dokładnie się kończy
Zanim poinformujesz partnera o decyzji, oddziel samą współpracę od poszczególnych zobowiązań. Czy kończy się jeden projekt, stały zakres działań, czy wszystkie wspólne inicjatywy? Od kiedy nie będą podejmowane nowe zadania? Co pozostaje do wykonania, rozliczenia lub przekazania? Bez tych odpowiedzi nawet uprzejma wiadomość może pozostawić drugą stronę w niepewności.
Przygotuj krótką kartę ustaleń do użytku wewnętrznego. Zapisz decyzję i jej zakres, proponowany termin zakończenia, listę otwartych spraw, osoby odpowiedzialne oraz kwestie wymagające uzgodnienia z partnerem. Sprawdź też, jakie zasady zakończenia współpracy strony już przyjęły. Jeśli pojawiają się wątpliwości dotyczące formalnych obowiązków, wyjaśnij je z właściwą osobą, zamiast przedstawiać przypuszczenia jako pewnik. Osobno zdecyduj, kto może zakomunikować decyzję i kto będzie prowadzić dalsze uzgodnienia.
Powiedz o decyzji wprost, bez oceniania partnera
Partner powinien dowiedzieć się o zakończeniu współpracy bezpośrednio od osoby upoważnionej, a nie przy okazji zmiany harmonogramu czy od wspólnego kontaktu. Jeżeli relacja była bliska albo spraw do zamknięcia jest dużo, dobrym początkiem może być rozmowa, po której wyślesz pisemne podsumowanie. W mniej złożonych przypadkach wystarczy starannie przygotowana wiadomość. Kanał dobierz tak, by druga strona mogła zadać pytania i wrócić do konkretnych ustaleń.
W pierwszej części komunikatu nazwij decyzję, jej zakres i planowany termin. Uzasadnienie powinno być prawdziwe, ale nie musi zawierać szczegółów, których nie możesz ujawnić. Zamiast przypisywać partnerowi złe intencje, odwołaj się do zmiany potrzeb lub sposobu organizacji pracy, jeśli rzeczywiście to one stoją za decyzją. Przykład w sytuacji, gdy organizacja ogranicza liczbę prowadzonych projektów: „Podjęliśmy decyzję o zakończeniu współpracy przy projekcie X po zamknięciu bieżącego etapu. Zmieniamy zakres naszych działań i nie będziemy planować kolejnych zadań w tym obszarze. Chcielibyśmy wspólnie ustalić sposób przekazania otwartych spraw”.
Daj miejsce na reakcję, ale nie rozmywaj decyzji
Druga strona może być zaskoczona, rozczarowana albo mieć inną ocenę dotychczasowej współpracy. Wysłuchanie tych uwag nie wymaga wycofania decyzji. W rozmowie rozdziel to, co zostało postanowione, od tego, co nadal podlega uzgodnieniu: terminów, kolejności działań czy sposobu poinformowania wspólnych odbiorców. Taki podział ogranicza ryzyko, że uprzejme „porozmawiajmy” zostanie odebrane jako zapowiedź zmiany stanowiska.
Pomocne są proste odpowiedzi, które uznają perspektywę partnera i wracają do konkretów. Gdy partner prosi o ponowne rozważenie współpracy, a decyzja jest ostateczna, możesz powiedzieć: „Rozumiem, że ta informacja jest trudna. Decyzja o niekontynuowaniu projektu została podjęta. Chcemy natomiast uzgodnić taki plan zakończenia, który pozwoli obu stronom uporządkować rozpoczęte działania”. Unikaj obietnic przyszłych projektów, jeśli nie masz podstaw, by je składać. Możesz podziękować za współpracę bez sugerowania, że następna jest już planowana.
Zamień ogólne deklaracje w plan przekazania spraw
Sformułowanie „zamknijmy wszystko sprawnie” brzmi dobrze, ale każda strona może rozumieć je inaczej. Przejdź przez otwarte zadania jedno po drugim. Przy każdym określ, jaki ma być wynik, kto przygotuje materiały, kto je odbierze i do kiedy potrzebne jest potwierdzenie. Uwzględnij dostęp do plików i narzędzi, materiały do zwrotu, zaplanowane publikacje, wspólne kontakty oraz sposób zgłaszania pytań po zakończeniu bieżących działań. Nie zakładaj, że partner zna wewnętrzny podział obowiązków w twojej organizacji.
Warto wskazać jeden punkt kontaktu po każdej stronie i uzgodnić, jak będą zgłaszane zmiany w planie. Jeśli nie znacie jeszcze odpowiedzi na jakieś pytanie, nazwijcie je jako otwarte i przypiszcie osobę, która je wyjaśni. To uczciwsze niż pozorne potwierdzenie niegotowego rozwiązania. Przy sprawach wymagających akceptacji zapisz też, kto jej udziela; samo przesłanie materiału nie zawsze oznacza, że został przyjęty.
Potwierdź ustalenia i zadbaj o spójny przekaz
Po rozmowie wyślij zwięzłe podsumowanie: co się kończy, kiedy, jakie zadania pozostają, kto odpowiada za kolejne kroki oraz które kwestie są jeszcze otwarte. Możesz napisać: „Dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Potwierdzam, że po zakończeniu etapu X nie będziemy rozpoczynać nowych prac. Do piątku prześlemy zestawienie materiałów do przekazania. Proszę o wskazanie osoby, która potwierdzi ich odbiór. Termin poinformowania wspólnych odbiorców ustalimy osobno”. Poproś o wskazanie ewentualnych rozbieżności, zamiast zakładać, że brak odpowiedzi oznacza pełną zgodę.
Jeśli o współpracy wiedzą pracownicy, klienci lub inne organizacje, uzgodnijcie, kto i w jakim zakresie ich poinformuje. Komunikat dla otoczenia nie musi wyjaśniać całej historii relacji; powinien przede wszystkim pomóc odbiorcom zrozumieć, czy zmienia się ich punkt kontaktu albo sposób realizacji spraw. Na koniec podziękuj za konkretne wspólne działania, o ile jest to szczere i stosowne. Szacunek w zakończeniu współpracy wynika nie tylko z tonu wiadomości, lecz także z dotrzymania uzgodnionych terminów i domknięcia spraw, za które bierzesz odpowiedzialność.
