Dlaczego kontakt „tylko z prośbą” nie działa
Relacje z otoczeniem obejmują osoby i grupy, na które działania organizacji mogą wpływać albo od których zależy powodzenie tych działań. Mogą to być sąsiedzi, lokalne instytucje, dostawcy, organizacje społeczne czy partnerzy branżowi. Jeśli pierwsza wiadomość po długiej ciszy zaczyna się od prośby o patronat, udział w wydarzeniu lub pilną pomoc, odbiorca musi równocześnie zrozumieć sprawę, ocenić jej znaczenie i zdecydować, czy chce się zaangażować.
Taki sposób kontaktu nie musi wynikać ze złych intencji. Zespoły często piszą wtedy, gdy mają konkretny projekt i termin. Problem polega na tym, że z perspektywy odbiorcy relacja może wyglądać jednostronnie: organizacja oczekuje jego czasu, uwagi lub zasobów, choć wcześniej nie dawała okazji do rozmowy. Regularny kontakt nie gwarantuje wsparcia. Ułatwia jednak poznanie wzajemnych potrzeb i zmniejsza ryzyko, że prośba będzie zaskoczeniem.
Rozpoznaj wzorzec, zanim zaplanujesz kolejną prośbę
Przejrzyj ostatnie kontakty z wybraną grupą. Sprawdź, kto inicjował rozmowy, czego dotyczyły wiadomości i czy po spotkaniu wracaliście z informacją o dalszych krokach. Jeśli większość korespondencji zawierała zaproszenie do wsparcia, a mało miejsca poświęcaliście na pytania lub odpowiedzi, warto zmienić sposób pracy. Zwróć też uwagę na osoby, do których przestaliście pisać po odmowie. Odmowa udziału w jednym projekcie nie musi oznaczać braku zainteresowania każdym kolejnym tematem.
Unikaj błędu polegającego na traktowaniu wszystkich kontaktów tak samo. Sąsiadów może interesować wpływ wydarzenia na codzienne funkcjonowanie okolicy, a potencjalnego partnera zakres odpowiedzialności i czas potrzebny na współpracę. Zamiast tworzyć jedną listę adresową, zapisz przy każdej grupie: co może być dla niej ważne, co organizacja może rzetelnie przekazać i o co warto zapytać. To robocze hipotezy, które trzeba weryfikować w rozmowach, nie gotowe opisy cudzych oczekiwań.
Zbuduj rytm kontaktu niezależny od kampanii
Prosty plan nie wymaga ciągłego wysyłania wiadomości. Wybierz kilka grup istotnych dla określonego działania i ustal sensowny powód kontaktu poza terminami próśb. Może nim być krótka informacja o zakończeniu wspólnego projektu, zapowiedź zmiany, która dotknie okolicę, zaproszenie do zgłoszenia uwag albo odpowiedź na pytanie zadane wcześniej. Dla każdej grupy ustal osobę odpowiedzialną za kontakt, kanał komunikacji i moment, w którym sprawdzicie, czy trzeba wrócić do rozmowy.
Pomocny jest zapis w trzech rubrykach: „co przekazujemy”, „czego chcemy się dowiedzieć” i „co zrobimy z odpowiedzią”. Jeśli nie potraficie wypełnić ostatniej rubryki, nie proście o opinię tylko po to, by zaznaczyć, że odbyły się konsultacje. Gdy nie możecie uwzględnić uwagi, wyjaśnijcie powód. Regularność oznacza tu przewidywalność i dotrzymywanie zapowiedzi, a nie częstotliwość narzuconą wszystkim odbiorcom.
Pisz tak, aby rozmowa nie była ukrytą prośbą
Kontakt podtrzymujący relację powinien mieć jasny cel i pozostawiać odbiorcy swobodę reakcji. Przykładowa wiadomość do sąsiedzkiej organizacji, po zakończeniu wspólnego działania, może brzmieć: „Dziękujemy za wcześniejszą rozmowę. Zakończyliśmy etap przygotowań i chcemy przekazać, co ustaliliśmy w sprawie godzin wydarzenia. Jeśli widzicie możliwe utrudnienia dla mieszkańców, chętnie je poznamy do końca przyszłego tygodnia. Po zebraniu uwag napiszemy, jakie zmiany są możliwe”. To wzór do dostosowania do rzeczywistych ustaleń, nie gotowa deklaracja w imieniu konkretnej organizacji.
Jeżeli jednak potrzebujesz wsparcia, nazwij to wprost. W wiadomości do potencjalnego partnera możesz napisać: „Przygotowujemy spotkanie dla lokalnych zespołów i szukamy osoby, która mogłaby pomóc nam ocenić program. Szacujemy, że rozmowa potrwa około pół godziny. Czy to temat, którym chcecie się zająć? Jeśli nie, w pełni to rozumiemy”. Podaj zakres prośby, termin i możliwość odmowy. Nie przedstawiaj zwykłej prośby o przysługę jako neutralnej wymiany informacji.
Po odpowiedzi zadbaj o dalszy ciąg
Najbardziej widoczny test relacji przychodzi po otrzymaniu odpowiedzi. Jeśli ktoś zgłosi uwagę, potwierdź jej otrzymanie i wskaż, kiedy wrócisz z informacją. Jeśli partner pomoże, przekaż, co z tej pomocy wynikło, zamiast odzywać się ponownie dopiero przy następnej potrzebie. Wewnętrznie zapisuj ustalenia i obietnice w miejscu dostępnym dla osób prowadzących kontakt, aby zmiana pracownika nie przerywała rozmowy.
Co pewien czas sprawdź, czy wasz rytm jest użyteczny także dla odbiorców. Możesz zapytać, jakie informacje są im potrzebne i czy wybrana forma kontaktu im odpowiada. Uszanuj brak odpowiedzi oraz prośbę o rzadsze wiadomości. Dobra relacja nie polega na stałej obecności w cudzej skrzynce. Polega na tym, że organizacja słucha, mówi jasno o swoich zamiarach i pozostaje w kontakcie również wtedy, gdy nie ma do przedstawienia kolejnej prośby.
