Zacznij od celu, nie od prośby o współpracę
„Chcielibyśmy nawiązać współpracę” brzmi uprzejmie, ale pozostawia odbiorcy większość pracy: musi odgadnąć, czego dotyczy propozycja, ile zaangażowania wymaga i dlaczego trafiła właśnie do niego. Zanim napiszesz, nazwij sprawę w jednym zdaniu. Następnie określ, po co potrzebujesz kontaktu. Możesz szukać opinii o pomyśle, rozmówcy do wspólnego działania albo organizacji, która zna potrzeby określonej grupy. To różne zaproszenia i warto je od siebie odróżnić.
Pomocny jest krótki zapis roboczy: „Pracujemy nad [sprawa] dla [odbiorcy]. Kontaktujemy się z [organizacja], ponieważ [konkretny związek z jej działalnością]. Na tym etapie chcemy [cel rozmowy], a nie [to, czego jeszcze nie proponujemy]”. Ostatnia część pozwala uniknąć nieporozumienia, jeśli nie masz jeszcze budżetu, harmonogramu ani ustalonego zakresu działań. Nie musisz wysyłać tego zapisu w całości; użyj go do sprawdzenia, czy Twoja wiadomość ma wyraźny punkt ciężkości.
Pokaż, dlaczego zwracasz się do tej organizacji
Dobre uzasadnienie kontaktu opiera się na czymś, co możesz wskazać bez dopowiadania cudzych intencji: obszarze działalności organizacji, opisanym przez nią projekcie lub grupie, z którą pracuje. Zamiast pisać „wyznajemy te same wartości”, jeśli tego nie sprawdzono, lepiej powiedzieć: „Zauważyliśmy, że zajmują się Państwo edukacją lokalną. Przygotowujemy działanie dotyczące tego obszaru i chcielibyśmy poznać Państwa perspektywę”. To wyjaśnia powód kontaktu, nie zakładając z góry zainteresowania propozycją.
Warto też sprawdzić, czy piszesz do właściwej osoby lub na właściwy adres. Jeśli nie wiesz, kto zajmuje się daną sprawą, możesz poprosić o przekierowanie wiadomości. Nie przedstawiaj jednak przekierowania jako obowiązku odbiorcy. Zdanie „Jeśli to nie jest właściwy adres, będziemy wdzięczni za wskazanie odpowiedniej osoby, o ile jest to możliwe” daje prostą drogę odpowiedzi bez wywierania presji.
Ułóż wiadomość tak, by dało się na nią łatwo odpowiedzieć
Pierwszy kontakt może mieć prostą kolejność: kim jesteś, dlaczego piszesz do tej organizacji, jaka jest sprawa, o czym chcesz porozmawiać i jaki następny krok proponujesz. Temat wiadomości powinien zapowiadać sprawę, na przykład „Propozycja rozmowy o działaniach edukacyjnych w [obszar]”. Ogólne tematy w rodzaju „Pilna współpraca” nie pomagają ocenić, czego dotyczy wiadomość, a słowo „pilna” może stwarzać niepotrzebną presję.
Propozycja rozmowy powinna być konkretna, lecz niezobowiązująca. Zamiast „Prosimy o pilne spotkanie w przyszłym tygodniu”, napisz, że proponujesz krótką rozmowę, podczas której przedstawisz pomysł i zapytasz o ocenę jego przydatności. Jeżeli odbiorca będzie zainteresowany, termin można uzgodnić później. Gdy przesyłasz załącznik, wyjaśnij, co zawiera i czy jego lektura jest konieczna przed odpowiedzią. Przy pierwszym kontakcie zwięzły opis w treści wiadomości zwykle pozwala odbiorcy szybciej zdecydować, czy temat mieści się w jego obszarze działania.
Przykład wiadomości: zaproszenie do wstępnej rozmowy
Poniższy przykład dotyczy zespołu przygotowującego lokalne materiały informacyjne dla opiekunów osób starszych. Pisze on do organizacji, która publicznie informuje o działaniach na rzecz tej grupy. Celem nie jest uzyskanie deklaracji partnerstwa, lecz sprawdzenie, czy planowane materiały odpowiadają na rzeczywiste pytania odbiorców.
Temat: Prośba o rozmowę o materiałach dla opiekunów osób starszych. Dzień dobry, reprezentuję zespół [nazwa zespołu]. Przygotowujemy krótkie materiały informacyjne dla opiekunów osób starszych w [obszar]. Zwracamy się do Państwa, ponieważ w opisie Państwa działalności znaleźliśmy działania skierowane do tej grupy. Chcielibyśmy zapytać, jakie pytania opiekunów warto uwzględnić i czy nasz wstępny pomysł ma z Państwa perspektywy sens. Czy byliby Państwo otwarci na krótką rozmowę? Na tym etapie nie prosimy o udział w projekcie; zależy nam na poznaniu Państwa opinii. Jeśli temat leży poza Państwa zakresem, również będziemy wdzięczni za krótką informację. Z poważaniem, [imię, rola, organizacja, dane kontaktowe].
Przykład wymaga dostosowania przed wysłaniem. Zwłaszcza zdanie o działalności adresata powinno odnosić się do tego, co rzeczywiście opisuje on publicznie. Jeśli oczekujesz czegoś więcej niż opinii, na przykład wspólnego przygotowania materiałów, nazwij to wprost. Odbiorca powinien wiedzieć, czy zapraszasz go do rozmowy o pomyśle, czy do rozmowy o możliwym zobowiązaniu.
Po wysłaniu: daj przestrzeń na odpowiedź i odmowę
Brak odpowiedzi nie musi oznaczać braku zainteresowania. Wiadomość mogła trafić do osoby, która nie zajmuje się tematem, albo pojawić się w czasie innych obowiązków. Jeśli sprawa nadal jest aktualna, możesz wysłać jedno krótkie przypomnienie. Przywołaj temat poprzedniej wiadomości, zapytaj, czy warto rozmawiać, i zaznacz, że zrozumiesz, jeśli organizacja nie ma na to przestrzeni. Nie dopisuj nowych oczekiwań tylko po to, by ponowić kontakt.
Jeśli rozmowa dojdzie do skutku, przygotuj kilka pytań i zostaw czas na perspektywę drugiej strony. Po spotkaniu podsumuj, co ustalono, a co pozostaje jedynie możliwością. Rozróżnienie między „porozmawialiśmy o pomyśle” a „uzgodniliśmy wspólne działanie” chroni obie strony przed błędnymi oczekiwaniami. Pierwszy kontakt spełnia swoją rolę, gdy pozwala uczciwie ocenić, czy warto wykonać kolejny krok.
