Najpierw ustal, co oznacza proponowana współpraca
Prośba o patronat może oznaczać zgodę na użycie logo, pomoc w promocji, udział przedstawiciela organizacji albo wsparcie organizacyjne. Słowo „współpraca” bywa równie szerokie. Zanim ocenisz propozycję, wypisz konkretne oczekiwania obu stron: co trzeba zrobić, kto ma to zrobić i do kiedy. Dzięki temu nie pomylisz krótkiej wzmianki w newsletterze z wielotygodniowym zaangażowaniem zespołu.
Jeśli wiadomość nie zawiera tych informacji, poproś o uzupełnienie zamiast zgadywać. Możesz napisać: „Dziękujemy za zaproszenie. Aby ocenić propozycję, prosimy o krótki opis planowanych działań, oczekiwanej roli naszej organizacji, terminów oraz sposobu wykorzystania naszej nazwy i znaku”. To sformułowanie pasuje do sytuacji, w której pomysł wydaje się interesujący, ale zakres udziału pozostaje niejasny. Nie obiecuje decyzji przed poznaniem szczegółów.
Oceń dopasowanie według tych samych kryteriów
Dobra decyzja nie musi zależeć od tego, jak przekonująco napisano prośbę. Pomaga krótka karta oceny stosowana wobec podobnych propozycji. Uwzględnij w niej zgodność tematu z celami organizacji, znaczenie inicjatywy dla odbiorców, oczekiwaną rolę, nakład pracy, dostępność zespołu oraz możliwość rzetelnego przedstawienia zaangażowania. Sprawdź także, czy wiadomo, kto odpowiada za materiały, komunikaty i ewentualne zmiany w programie.
Przy każdym kryterium zapisz krótkie uzasadnienie, nie tylko ocenę „tak” lub „nie”. Na przykład: „Temat bliski naszym odbiorcom, ale termin przypada w okresie wcześniej zaplanowanych działań”. Taka notatka ułatwia podjęcie spójnej decyzji i przygotowanie odpowiedzi. Warto też ustalić, kto może zaakceptować użycie nazwy lub logo. Jeśli nie masz takiego upoważnienia, nie potwierdzaj patronatu w imieniu całej organizacji.
Oddziel wartość inicjatywy od możliwości udziału
Odmowa nie musi być oceną projektu. Organizacja może uznać temat za ważny, a mimo to nie mieć zasobów, odpowiedniego doświadczenia albo przestrzeni na kolejny patronat. W odpowiedzi nazwij więc własne ograniczenie lub kryterium, które przesądziło o decyzji. Unikaj ogólników sugerujących, że propozycja jest słaba, jeśli nie przeprowadzasz jej merytorycznej recenzji.
Pomocne jest także rozróżnienie między odmową teraz a odmową dotyczącą określonego rodzaju współpracy. Jeśli możesz rzetelnie rozważyć mniejszy zakres udziału, zaproponuj go osobno, z jasnymi warunkami. Nie oferuj jednak alternatywy wyłącznie z grzeczności. Obietnica udostępnienia informacji czy ponownego kontaktu staje się zobowiązaniem, które ktoś będzie musiał wykonać.
Napisz odmowę krótko, jasno i życzliwie
Odpowiedź może mieć cztery części: podziękowanie za zaproszenie, jednoznaczną decyzję, zwięzły powód odnoszący się do własnych możliwości lub zasad oraz uprzejme zakończenie. Nie trzeba opisywać całego procesu oceny. Zbyt długa argumentacja może zaciemnić decyzję i otworzyć dyskusję o szczegółach, których organizacja nie zamierza negocjować. Jeśli termin jest bliski, szczególnie ważne jest szybkie przekazanie jasnej odpowiedzi.
Przykład przy braku zasobów: „Dziękujemy za zaproszenie do objęcia wydarzenia patronatem. Po sprawdzeniu naszych planów nie możemy podjąć się tej roli w proponowanym terminie. Nie chcemy deklarować wsparcia, którego nie zdołamy należycie zapewnić. Życzymy powodzenia w przygotowaniach”. Przykład przy niedopasowaniu do przyjętego zakresu działań: „Dziękujemy za przesłanie propozycji. W tym przypadku nie zdecydujemy się na współpracę, ponieważ koncentrujemy nasze działania partnerskie na inicjatywach skierowanych do [określonej grupy odbiorców]. Dziękujemy za uwzględnienie nas w planach”. Fragment w nawiasie należy zastąpić rzeczywistym kryterium, jeśli organizacja je stosuje.
Zadbaj o porządek po podjęciu decyzji
Zapisz decyzję, jej główny powód i wysłaną odpowiedź w miejscu dostępnym dla osób obsługujących podobne prośby. Nie chodzi o tworzenie rozbudowanego rejestru każdej wiadomości, lecz o uniknięcie sprzecznych deklaracji. Jeśli kilku członków zespołu kontaktuje się z tym samym organizatorem, jedna osoba powinna odpowiadać za ostateczną wiadomość.
Raz na jakiś czas przejrzyj powtarzające się prośby. Jeśli wiele z nich dotyczy działań, których nie prowadzicie, warto jasno opisać zakres współpracy na stronie kontaktowej lub w krótkiej informacji dla partnerów. Ułatwi to przygotowanie trafniejszych propozycji, a zespołowi pozwoli odpowiadać konsekwentnie. Uprzejma odmowa jest częścią dobrych relacji z otoczeniem: mówi prawdę o możliwościach organizacji i szanuje czas osoby, która czeka na decyzję.
