Zacznij od celu relacji, nie od kalendarza
Stały termin rozmowy pomaga utrzymać kontakt, ale sam w sobie nie gwarantuje dobrej współpracy. Najpierw nazwijcie sprawy, które wymagają wspólnej uwagi: postępy projektu, planowane działania, przeszkody, wzajemne oczekiwania czy sygnały od osób, z którymi pracujecie. Innego rytmu potrzebuje partner zaangażowany w codzienne zadania, a innego organizacja, z którą raz na jakiś czas wymieniacie informacje.
Przed zaproponowaniem spotkań warto odpowiedzieć na trzy pytania: jakie decyzje podejmujemy razem, co każda strona powinna wiedzieć z wyprzedzeniem i jakie sprawy można załatwić bez rozmowy? Dzięki temu spotkanie ma określone zastosowanie. Jeśli służy jedynie odczytaniu informacji, które można przesłać wcześniej, lepiej przeznaczyć wspólny czas na pytania, rozbieżności i decyzje.
Dobierz częstotliwość do tempa wspólnych działań
Jako punkt wyjścia można przyjąć krótkie rozmowy co tydzień przy intensywnej współpracy, co miesiąc przy stabilnym projekcie albo co kilka miesięcy, gdy kontakt ma przede wszystkim podtrzymywać relację i pomagać planować kolejne działania. To propozycje do uzgodnienia, nie obowiązujące reguły. Ustalcie także, kiedy kontakt następuje poza harmonogramem, na przykład po zmianie terminu, pojawieniu się przeszkody lub przed ogłoszeniem decyzji, która dotyczy obu stron.
Rytm warto sprawdzić po kilku spotkaniach. Jeśli regularnie brakuje tematów, można rozmawiać rzadziej, a między spotkaniami przekazywać krótkie aktualizacje. Jeśli decyzje zapadają pośpiesznie między terminami, przyda się częstszy kontakt lub prosty sposób szybkiego uzgadniania spraw. Pomocne pytanie brzmi: „Czy ten odstęp daje nam dość czasu na działanie, a jednocześnie pozwala wykryć problem, zanim utrudni współpracę?”.
Uzgodnij format rozmowy i sposób przygotowania
Nie każde spotkanie wymaga długiej agendy. Przy powtarzalnej współpracy wystarczą cztery punkty: co zmieniło się od ostatniej rozmowy, które sprawy wymagają decyzji, gdzie potrzebne jest wsparcie i co wydarzy się dalej. Osoba prowadząca może zebrać tematy wcześniej i zaznaczyć, które służą tylko informacji, a które wymagają wspólnego stanowiska. Partner ma wtedy szansę przygotować pytania zamiast reagować dopiero podczas rozmowy.
Warto też ustalić kanał kontaktu. Rozmowa telefoniczna może wystarczyć przy szybkim wyjaśnieniu, a spotkanie online lub na miejscu może być wygodniejsze, gdy trzeba omówić kilka zależnych od siebie kwestii. Pilne sprawy nie powinny czekać na cykliczny termin. Można powiedzieć: „Spotykajmy się raz w miesiącu, a zmiany wpływające na terminy zgłaszajmy od razu osobie prowadzącej współpracę po drugiej stronie”. Taka propozycja wyjaśnia zarówno rytm, jak i wyjątek od niego.
Zapisuj decyzje tak, by dało się do nich wrócić
Notatka ze spotkania nie musi być zapisem całej rozmowy. Powinna pozwalać odtworzyć to, co zostało uzgodnione: datę, uczestników, temat, decyzje, otwarte pytania, zadania wraz z osobami odpowiedzialnymi oraz umówione terminy. Oddzielaj ustalenia od propozycji. Zdanie „Rozważamy zmianę kolejności działań; decyzja zapadnie po sprawdzeniu dostępności zespołu” nie oznacza tego samego co „Zmieniamy kolejność działań”.
Przykładowy zapis po rozmowie o wspólnym wydarzeniu może brzmieć: „Partner prześle propozycję programu do piątku. Nasz zespół sprawdzi możliwości organizacyjne i odpowie w następnym tygodniu. Termin wydarzenia pozostaje do potwierdzenia”. To przykład formy, nie gotowa deklaracja w imieniu konkretnej organizacji. Zapisujcie tylko informacje potrzebne do prowadzenia współpracy i przechowujcie notatki w miejscu dostępnym dla uzgodnionego grona osób.
Potwierdź wspólne rozumienie i wracaj do ustaleń
Po rozmowie jedna osoba powinna przesłać krótkie podsumowanie i wskazać, co wymaga potwierdzenia. Przy prostych sprawach może wystarczyć wiadomość: „Przesyłam zapis dzisiejszych ustaleń. Proszę dać znać, jeśli inaczej rozumiecie któryś punkt, zwłaszcza zakres zadania i termin odpowiedzi”. Gdy decyzja ma większe znaczenie dla współpracy, lepiej wyraźnie poprosić o jej potwierdzenie, zamiast uznawać brak odpowiedzi za zgodę.
Na początku kolejnej rozmowy poświęćcie chwilę na sprawdzenie poprzednich zobowiązań. Jeśli zadanie nie zostało wykonane, zapytajcie o przeszkodę i ustalcie nowy krok, zamiast dopisywać kolejną niejasną obietnicę. W ten sposób dokumentacja pozostaje narzędziem pracy, a regularne rozmowy pomagają obu stronom podejmować decyzje na podstawie tego samego obrazu sytuacji.
