Najpierw sprawdź, czy spotkanie jest potrzebne
Zanim zarezerwujesz czas zespołu, nazwij powód rozmowy. Czy potrzebujecie wspólnie podjąć decyzję, rozwiązać przeszkodę albo uzgodnić sposób działania? Jeśli celem jest wyłącznie przekazanie informacji, wystarczająca może być wiadomość lub dokument z możliwością zadawania pytań. Spotkanie ma największy sens wtedy, gdy rozmowa między uczestnikami jest potrzebna do osiągnięcia wyniku.
Pomocne jest dokończenie zdania: „Spotykamy się, żeby…”. Unikaj ogólnych odpowiedzi, takich jak „omówić projekt”. Bardziej użyteczny cel brzmi: „Wybrać zakres pierwszej wersji projektu, aby zespół mógł zaplanować pracę”. Tak sformułowany cel podpowiada, kogo zaprosić i jakie informacje uczestnicy powinni znać przed rozmową.
Opisz wynik, który ma istnieć po spotkaniu
Cel mówi, po co się spotykacie; oczekiwany wynik określa, z czym wyjdziecie. Wynikiem może być decyzja wraz z uzasadnieniem, lista pytań do wyjaśnienia, podział odpowiedzialności albo uzgodniony plan kolejnych kroków. Nie musi to być pełne rozwiązanie problemu. Jeśli brakuje danych, wartościowym wynikiem będzie wskazanie, jakich danych potrzeba, kto je zbierze i kiedy wrócicie do tematu.
Przed wysłaniem zaproszenia zapisz też, jakie decyzje można podjąć w tym gronie. Gdy osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie rozwiązania nie będzie obecna, nie zapowiadaj ostatecznej decyzji. Możesz wtedy określić wynik jako „rekomendacja do zatwierdzenia”. To drobne rozróżnienie chroni zespół przed rozmową, po której każdy inaczej rozumie status ustaleń.
Zbuduj agendę wokół pytań, nie haseł
Agenda z punktami „aktualności”, „projekt” i „inne sprawy” nie pokazuje, czego oczekujesz od uczestników. Zamień hasła na pytania lub zadania. Przy każdym punkcie dopisz orientacyjny czas, osobę prowadzącą oraz spodziewany rezultat. Zachowaj miejsce na pytania i podsumowanie. Jeśli punktów jest zbyt wiele, wybierz te konieczne do osiągnięcia głównego celu, a pozostałe przenieś do osobnej wiadomości lub na później.
Przykład dla zespołu przygotowującego materiał dla klientów: „Cel: ustalić zakres pierwszej wersji poradnika. 5 minut — potwierdzenie celu i ograniczeń. 10 minut — jakie potrzeby odbiorców materiał ma uwzględniać? Wynik: wspólna lista priorytetów. 15 minut — które treści wchodzą do pierwszej wersji? Wynik: uzgodniony zakres. 10 minut — kto przygotuje poszczególne części i co wymaga sprawdzenia? Wynik: zadania z właścicielami. 5 minut — odczytanie ustaleń”. Taki plan można skrócić lub wydłużyć, ale każdy punkt powinien służyć konkretnemu wynikowi.
Przygotuj uczestników do rozmowy
Zapraszaj osoby, które mogą wnieść potrzebną wiedzę, podjąć decyzję lub będą odpowiadać za jej wykonanie. W zaproszeniu napisz, czy oczekujesz przeczytania materiału, przygotowania propozycji czy jedynie udziału w dyskusji. Jeśli wcześniejsze zapoznanie się z dokumentem jest konieczne, wskaż dokładnie, na co zwrócić uwagę. Nie zakładaj, że samo dołączenie pliku wystarczy.
Przykładowe zaproszenie w kontekście ustalania zakresu pracy może brzmieć: „Na spotkaniu wybierzemy elementy pierwszej wersji poradnika. Proszę, przed rozmową przejrzyj listę proponowanych treści i zaznacz dwie, które uważasz za niezbędne, oraz jedną, którą można odłożyć. Chcemy wyjść ze spotkania z uzgodnionym zakresem i podziałem zadań”. Uczestnicy wiedzą dzięki temu, jak się przygotować i na czym skupić uwagę.
Zamknij spotkanie sprawdzeniem ustaleń
Nawet dobra agenda nie zastąpi jasnego zakończenia. Zostaw kilka minut na głośne podsumowanie: co zostało ustalone, co pozostało otwarte, kto odpowiada za kolejny krok i kiedy ma on nastąpić. Warto zapytać, czy wszyscy tak samo rozumieją podjętą decyzję. Jeśli pojawia się rozbieżność, łatwiej wyjaśnić ją od razu niż po rozpoczęciu pracy.
Po spotkaniu wyślij krótką notatkę, która odróżnia decyzje od propozycji i nierozstrzygniętych kwestii. Może mieć prostą postać: „Ustaliliśmy: … Do sprawdzenia: … Odpowiedzialni i kolejne kroki: …”. Dzięki temu osoby nieobecne poznają wynik, a uczestnicy mają wspólny punkt odniesienia. Skuteczne spotkanie nie kończy się w chwili opuszczenia rozmowy, lecz wtedy, gdy wiadomo, co dalej.
