Zacznijcie od celu, nie od pisania komunikatu
Wspólna publikacja może dotyczyć wydarzenia, projektu, nowej usługi albo podsumowania współpracy. Zanim powstanie pierwszy akapit, każda strona powinna powiedzieć, po co chce zabrać głos. Jednemu partnerowi może zależeć na wyjaśnieniu korzyści dla odbiorców, drugiemu na pokazaniu swojej roli. Oba cele mogą się uzupełniać, ale warto nazwać je wprost, żeby tekst nie zamienił się w zbiór konkurujących ze sobą deklaracji.
Ustalcie, do kogo przede wszystkim mówicie i co ta osoba powinna zrozumieć po lekturze. Pomocne są trzy krótkie pytania: „Co ogłaszamy?”, „Dlaczego to ważne dla odbiorcy?” oraz „Co odbiorca może zrobić dalej?”. Jeżeli nie ma żadnego oczekiwanego działania, wystarczy określić, jaka informacja ma pozostać w pamięci. Na tym etapie sprawdźcie też, czy obie organizacje tak samo rozumieją zakres współpracy. Publikacja o rozpoczęciu projektu nie powinna sugerować, że jego wyniki są już znane.
Uzgodnijcie fakty, zakres wypowiedzi i język
Przygotujcie krótką kartę ustaleń: nazwę przedsięwzięcia, role stron, potwierdzone fakty, elementy wymagające doprecyzowania oraz kwestie, których na razie nie komunikujecie. Oddzielcie informacje potwierdzone od planów i przewidywań. Dzięki temu osoba redagująca nie będzie musiała zgadywać, czy dane sformułowanie opisuje stan obecny, czy dopiero zamiar. Jeśli w publikacji pojawiają się liczby, terminy albo obietnice, wskażcie osobę odpowiedzialną za ich sprawdzenie.
Ustalcie również zasady używania nazw, znaków graficznych, zdjęć i wypowiedzi przedstawicieli obu stron. Każda przypisana komuś wypowiedź powinna być przez tę osobę zaakceptowana; nie warto dopisywać cytatu tylko po to, by tekst brzmiał bardziej oficjalnie. Przy różnicach w stylu szukajcie języka zrozumiałego dla odbiorcy, a nie mechanicznego połączenia dwóch firmowych słowników. Przykładowo, w zapowiedzi otwartego spotkania zdanie „Wspólnie organizujemy spotkanie poświęcone...” może być czytelniejsze niż długi opis ról i intencji obu partnerów.
Rozpiszcie odpowiedzialność i ścieżkę akceptacji
Jeszcze przed redakcją zdecydujcie, kto przygotowuje pierwszą wersję, kto zbiera uwagi i kto podejmuje ostateczną decyzję po każdej stronie. Dobrze działa jeden dokument roboczy i jedna osoba koordynująca uwagi od danego partnera. Ogranicza to sytuację, w której kilka osób przesyła sprzeczne poprawki w różnych plikach. Ustalcie też, które zmiany wymagają ponownej akceptacji: poprawka przecinka zwykle ma inną wagę niż zmiana opisu zobowiązań.
Zapiszcie termin przekazania materiałów, czas na uwagi i moment zatwierdzenia wersji końcowej. Zostawcie miejsce na poprawki, zamiast zakładać, że wszyscy odpowiedzą od razu. W roboczym uzgodnieniu można napisać: „Do środy zbieramy uwagi do treści. Po ich wprowadzeniu obie strony potwierdzają ostateczną wersję tekstu i grafiki przed publikacją”. To przykład organizacji pracy, nie uniwersalny termin — dopasujcie go do rzeczywistej dostępności osób decyzyjnych.
Zaplanujcie publikację w każdym kanale
Wspólny komunikat nie musi oznaczać identycznego posta w każdym miejscu. Ustalcie, które kanały wykorzysta każda strona, kiedy materiały się pojawią i czy publikacje będą do siebie odsyłać. Zadbajcie o zgodność podstawowych faktów nawet wtedy, gdy długość i ton wpisów są różne. Jeżeli jedna strona zapowiada wydarzenie, a druga opisuje je jako już rozpoczęte, odbiorcy mogą mieć trudność z ustaleniem, co właściwie się dzieje.
Przed wysłaniem materiałów sprawdźcie w jednej rundzie tekst, nagłówki, podpisy zdjęć, grafiki, oznaczenia partnerów i odnośniki, jeśli są używane. Wyznaczcie osobę, która potwierdzi gotowość do publikacji po obu stronach. Przydatna jest prosta zasada: żadna strona nie publikuje wspólnego komunikatu, dopóki nie otrzyma potwierdzenia dotyczącego uzgodnionej wersji. Jeśli plan się zmieni, powiadomcie partnera przed zmianą terminu lub istotnego fragmentu treści.
Przygotujcie się na pytania po publikacji
Współpraca komunikacyjna nie kończy się w chwili opublikowania tekstu. Ustalcie, kto obserwuje reakcje, kto odpowiada na pytania dotyczące poszczególnych obszarów i jak szybko przekazywać partnerowi sprawy, których jedna strona nie powinna rozstrzygać samodzielnie. Warto wcześniej wypisać kilka prawdopodobnych pytań, zwłaszcza o zakres współpracy, dostępność projektu lub dalsze kroki. Nie chodzi o gotowe odpowiedzi na wszystko, lecz o jasną drogę do sprawdzenia informacji.
Gdy pytanie wykracza poza potwierdzone ustalenia, lepiej zapowiedzieć weryfikację niż zgadywać. W kontekście wspólnej zapowiedzi można odpowiedzieć: „Dziękujemy za pytanie. Sprawdzimy ten szczegół z partnerem i wrócimy z potwierdzoną informacją”. Po publikacji krótko omówcie, czy uzgodnienia zadziałały: co było niejasne, gdzie akceptacja się zatrzymała i jakie pytania wracały. Taka notatka pomoże przygotować kolejną wspólną publikację bez zaczynania od zera.
